各股室、执法大队、监测站：

为了进一步规范生态环境行政执法工作，经研究，我局制定了《宁国市生态环境分局生态环境行政执法案卷档案管理制度》，请严格遵照执行。

2025年4月14日

宁国市生态环境分局生态环境行政执法

案卷档案管理制度

第一条  为加强生态环境行政执法案件档案管理，进一步规范执法办案工作，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政许可法》、《环境保护档案管理办法》等规定，结合我局工作实际，制定本制度。

第二条 本制度所称行政执法案卷是指在行政检查、行政处罚、行政强制、行政许可、行政复议、依申请公开等过程中，办案单位及其调查人员在履行生态环境管理职责、查处各种违法案件工作中形成的，能够反映案件真实情况、具有保存价值、经过整理立卷归档保管的案件材料。

第三条  案卷档案管理，应当遵循一案一卷、全面收集、规范整理、及时移交、安全保管、方便使用的原则。

第四条  分局实行统一的案卷档案管理制度，各股室、执法大队、监测站主要负责人应切实督促负责本部门档案管理工作，严格履职。行政执法案卷的整理、装订、立卷工作由案件承办人负责，谁办案谁立卷，案结卷成。

第五条  办案人员应加强档案管理工作学习，自受理案件开始，应注意收集办案全过程中涉及和形成的相关材料，结案后及时按不同类型案件立卷要求，规范化归档成册。  

第六条 立卷归档的文件材料应当按卷整理，由案卷封皮、卷内归档文件目录、归档文件材料、备考表等四个部分组成。格式及填写要求按照有关规定的标准执行。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等不宜公开的文书材料，应归副卷保存。

第七条 各股室、执法大队、监测站应确定专人负责本部门档案管理工作。 行政执法，行政许可等事项办理完毕之日起15日内，办案人员应按规范将行政文书、证据及其他相关材料立卷归档。已归档的案件交本部门专人保管，各部门按年度将案卷交由局办公室（档案室）统一管理。未结案归档之前的案卷由办案人员自行保管，不得随意对外复印相关资料。各部门应设立案卷专柜，安全保管。   

第八条 局办公室档案管理人员要做好案卷档案的接收工作。按照案件材料立卷和归档的要求，认真检查验收。案卷质量不符合要求的，应退回案件主办人重新整理。接收案卷时，要逐卷清点并履行交接手续。

（一）立卷归档的文件材料齐全、完整，排列有序；

（二）归档文件材料为原件，无重份文件材料；

（三）案卷封皮、文件目录、归档文件材料、备考表等纸质文件材料字迹工整，图表清晰，为打印或者用碳素墨水、蓝黑墨水书写；

（四）立卷归档的文件材料需要签字的，由执法人员本 人签名。

第九条 案卷查阅管理

（一）本局工作人员因工作需要查阅卷宗档案，可向局办公室（档案室）申请查阅，档案不得带离。需要复印档案资料的，报分管局领导批准。

（二）公、检、法、纪检、审计等有关单位因工作需要申请查阅案卷的，凭单位介绍信及申请人有效证件，经局主要负责人同意后查阅、复印。

（三）申请人或代理律师申请查阅本单位行政执法案卷的，凭申请人有效证件，经局主要负责人同意后查阅。代理律师应提供法院立案通知书和当事人委托书、律师执业证。

（四）申请人查阅、复印已作出行政执法决定而未归档的案件档案，应视情况分别处理。行政执法案卷档案除局分管领导批准借阅外，一律不得外借。

（五）行政执法决定作出前，办案人员应妥善保管案卷材料。除案件承办人、承办机构负责人、分管局领导、局主要负责人可以查阅外，其他人员不得查阅或借阅。

（六）查阅或借阅案卷者应当严格遵守保密制度，保守国家秘密和行政执法案件当事人的商业秘密。

第十条 利用行政执法档案，应当遵守下列规定：

（一）不得在档案上作标注；

（二）不得抽取、撤换、增删、拆散案卷材料；

（三）不得污损、涂改、伪造档案；

（四）未经同意，不得摘录、复制、拍摄档案。

第十一条 局办公室（档案室）按照本系统确定的行政执法档案保管期限进行保管。行政执法档案保存期限届满，局办公室（档案室）应组织相关业务部门进行鉴定，对失去保存价值的，经局主要负责人批准后，由执行人和监销人在指定地点共同销毁；对仍具有保存价值的，应当重新明确保管期限并继续保存。

第十二条 本单位工作人员违反本制度规定， 并造成相关档案管理工作损失的，依法依规给予问责、处分。